teknik sidang umum organisasi

PRAKTEK SIDANG

Assalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh

Salam pergerakan!!!

Sekarang kita bertemu lagi dalam postingan praktek sidang. Semua orang pasti sudah pernah mendengar kata “sidang”. Dan sebagian juga pernah mengikuti sidang. Dan lebih anehnya, ada orang yang takut dalam persidangan.nah mari kita ulas sedikit tentang sidang.

Sidang sering dikonotasikan dengan pengadilan. Namun tidak sesempit itu konsep sidang yang difahami oleh organisatoris. Sidang merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang dimiliki oleh semua organisasi apapun dan dimanapun organisasi itu berada. Persidangan menghasilkan arah dan tujuan organisasi.

Sidang adalah sebuah forum (pertemuan) formal bagi pengambil keputusan dan mengambil kebijakan yang dirangkum dalam regulasi formal yang berasaskan musyawarah menuju mufakat. Sidang dipimpin oleh pimpinan sidang yang independen dan diawasi oleh peserta sidang yang mengerti regulasi sidang.

Keputusan yang diambil bukanlah keputusan yang selalu dianggap benar, karena voting dan lobying selalu menjadi ciri khas dalam persidangan. Namun implementasinya kelemahan tersebut menjadi parameter bahwa untuk menghasilkan keputusan mayoritas dibutuhkan rasionalisasi rasional untuk meyakinkan forum mengikuti pokok pikiran yang diajukan.

A.   Macam-macam persidangan (organisasi)

1.    Sidang pleno :

Sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Sidang ini juga termasuk sidang pendahuluan (pleno 1) yang dipimpin langsung oleh SC (steering commite) yang isinya untuk membahas dan menetapkan draft agenda acara, draft tata tertib sidang, dan pemilihan presidium sidang tetap. Presidium sidang tetap memimpin jalannya sidang untuk pleno 2,3,4 dan sampai menutup sidang.

2.    Sidang komisi :

Sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.

3.    Sidang sub komisi :

Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.

4.    Sidang paripurna :

Persidangan lengkap yang dihadiri oleh unsur-unsur representatif yang memiliki kekuatan yang lebih besar dan kuat, baik dari segi masalah ataupun peserta persidangan, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.

B.   Istilah-istilah dalam persidangan

1.    Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

2.    Pending adalah penundaan acara sidang untuk waktu yang tidak ditentukan.

3.    Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang berseberangan secara informal.

4.    Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

C.   Kriteria Pimpinan Sidang:

1.    Pimpinan Sidang Harus ganjil

2.    Kemampuan dalam memimpin

3.    Pengalaman dalam berorganisasi

4.    Memahami Masalah

5.    Adil, independen, transparan dan tidak memaksakan kehendak

5.    Pimpinan sidang harus berwibawa, tegas dan tidak gagap

6.    Pimpinan sidang harus tahu kapan waktu yang tepat untuk menghentikan, mempending, dan membubarkan persidangan apabila suasana sudah tidak kondusif

D.   Etika Persidangan

1.     Hadir tepat waktu

2.    Menghormati kuorum

3.    Menghargai perbedaan pendapat

4.    Tidak menjatuhkan lawan bicara

5.    Menyampaikan pendapat dengan singkat dan padat

6.    Berbicara dengan prinsip-prinsip interupsi

7.    Mampu mengontrol emosi

E.   KELENGKAPAN SIDANG

1.    Pimpinan Sidang

            Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang harus independen, adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang dilontarkan dalam persidangan. 

Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang.

2.    Peserta Sidang

            Peserta sidang adalah orang yang hadir dal forum persidangan, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal.

Ø  Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak suara dan hak bicara. Hak bicara adalah hak untuk mengeluarkan pendapat, kritikan, pertanyaan, menerima atau menolak keputusan. Dan juga mempunyai hak suara untuk memilih jika dilakukan voting.

Ø  Peserta peninjau adalah peserta yang hanya mempunyai hak bicara dan tidak mempunyai hau suara.

3.    Palu Sidang

            Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.

4.    Draft Sidang

            Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

5.    Konsideran

            Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.

Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.

6.    Quorum & Pengambilan Keputusan

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat qauorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Ø  Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia.

Ø  Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

Ø  Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang sampai menemukan selisih.

7.    Notulensi

            Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III.

F.    KETENTUAN SIDANG

1.    Serah Terima Pimpinan Sidang

Untuk serah terima jabatan maka digunakan langkah-langkah:

a.    Memberitahu alasan pemindahan pimpinan sidang

b.    Mensahkan pengalihan pimpinan sidang dengan satu kali ketokan.

c.    Penerahan palu yang disaksikan oleh peserta sidang (kalau dapat di foto untuk didokumentasikan)

d.    Pengambilan dan mengambil alih sidang.

2.    Penggunaan Palu Sidang

Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang hadir.

           

            Jumlah ketukan

• 1 kali ketukan :

Ø  Serah terima pimpinan sidang

Ø  Pengesahan keputusan

Ø  Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

Ø  Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).

Ø  Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

Ø  Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1x5menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

Ø  Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan :

Ø  Pembukaan dan pencabutan skorsing (2X sekian menit)

Ø  Pelakukan lobying 

3 kali ketukan :

Ø  pembukaan dan penutupan sidang

Ø  pengesahan ketetapan final /akhir hasil sidang

 3. Interupsi

            Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :

Ø  Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.

Ø  Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.

Ø  Interupsi Point of justification : Digunakan apabila menyatakan kesepakatan / setuju pada sebuah argumentasi.

Ø  Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.

Ø  Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan

Ø  Interruption of explanation : Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

Ø  Interruption of personal : Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Ø  Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

Ø  Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

>>>>> Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

4. Skorsing

            Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk mencairkan suasana diamblilah langkah skorsing.

5. Lobbying

            Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.

6. Peninjauan Kembali (PK)

mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan

Tata Tertib

            Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

Sanksi-sanksi

            Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang:

• Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, dan mengharap rahmat dan maghfira Allah, tepat pada pukul 14.03 WIB di jam tangan saya, sidang saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

• Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbil ‘Alamin, tepat pada pukul 14.00 WIB di jam tangan saya, sidang saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

• Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmaanirrahiimm, tepat pada pukul 15.00 WIB  pimpinan sidang 1 saya alihkan kepada pimpinan sidang 2”  tok.

• Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmaanirrahiimm, tepat pada pukul 15.00 WIB  pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

• Menskorsing sidang

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmaanirrahiimm, tepat pada pukul 15.00 WIB  sidang saya skorsing selama 1 X 15 menit” ….tok.

• Mencabut skorsing

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmaanirrahiimm, tepat pada pukul 15.00 WIB  skorsing sidang selama 1 X 15 menit saya nyatakan dicabut. tok

• Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Jika terlalu darurat dan tidak mau ditenangkan, maka boleh diketuk palu sebanyak lebih dari tiga kali dengan seiring mengucapkan “harap tenang”